Quelle est l'importance d'un Programme d'Audit Interne Efficace et Comment Peut-il être Mis en Œuvre ?

Les audits internes se démarquent comme une ressource essentielle pour promouvoir l'efficacité, la transparence et la conformité au sein des organisations, devenant un facteur de différenciation pour le succès commercial. Selon la norme ISO 19011:2018, les audits sont définis comme le « processus systématique, indépendant et documenté permettant d'obtenir des preuves objectives et de les évaluer objectivement afin de déterminer dans quelle mesure les critères d'audit sont respectés ». Dans ce contexte, il est important de définir le rôle de l'auditeur, qui doit être qualifié, car c'est lui qui examine, observe et évalue l'ensemble du processus et son système de gestion.

Besoin de conformité et d'amélioration continue

Les audits internes sont cruciaux pour maintenir la conformité avec les exigences réglementaires et les normes internationales telles que BRCGS, IFS, FSSC 2200 et SQF. Une étude de PwC Brésil indique que 62 % des entreprises qui effectuent régulièrement des audits internes ont montré une réduction significative des non-conformités et des pénalités associées. Garantir la conformité avec les exigences des normes applicables permet d'éviter les pénalités, les risques juridiques et garantit le maintien des certifications internationales. L'identification des opportunités d'amélioration est cruciale pour promouvoir une culture de proactivité dans l'identification des faiblesses, ainsi que pour prévenir une anomalie qui pourrait devenir un écart plus sérieux.

Défis dans l'industrie alimentaire

Les industries alimentaires courent plusieurs risques associés aux non-conformités et au manque de contrôle de la qualité, tels que les rappels de produits et la perte de confiance des consommateurs. Selon le Service de sécurité et d'inspection des aliments (FSIS), plus de 25 % des rappels d'aliments aux États-Unis en 2020 étaient dus à des défaillances dans le contrôle interne de la qualité. Le processus de gestion des risques évalue et soulève les risques qui n'ont pas encore été gérés, redéfinissant les actions pour les atténuer et vérifiant l'efficacité des actions déjà mises en œuvre.

Mise en œuvre des audits internes

Processus d'audit interne Les audits internes, également appelés audits de première partie, sont réalisés par l'organisation elle-même avec son propre personnel ou par un professionnel engagé, et sont effectués afin de rechercher des preuves de conformité au système de gestion et de respect des exigences de la norme. Les normes de certification reconnues par la GFSI, telles que BRCGS Food, IFS Food, FSSC 22000 et SQF, décrivent le programme d'audit interne comme l'une de leurs exigences et il doit contenir, au minimum : - Un plan (programme et/ou procédure) qui détermine le champ d'application et les critères ; - Fréquence ; - Compétence des auditeurs ; - Dossiers (rapport et plan d'action) ; - Communication des résultats. Le tableau ci-dessous compare les exigences en matière d'audit interne des normes GFSI.

Comparaison des exigences en matière d'audit interne entre les normes :

BRCGS Food - Exigence 3.4

• Programme d'audit interne.

• Fréquence : 4 fois par an et la fréquence de chaque activité doit être établie en fonction du risque associé et de la performance précédente.

• Portée : HACCP, PPR, défense alimentaire, fraude, procédures internes pour obtenir la norme.

• Registres de conformité et/ou de non-conformité.

• Plan d'actions correctives et préventives et leurs délais.

• Communication : Les résultats doivent être communiqués à ceux chargés de mettre en œuvre les actions. Et aussi à la direction.

• Exigence pour les auditeurs internes : compétents, formés et indépendants de la fonction auditée.

IFS Food - Exigence 5.1

• Programme d'audit interne.

• Fréquence : tous les 12 mois et ne doit pas dépasser 15 mois. Une évaluation des risques doit être effectuée dans laquelle les activités critiques pour la sécurité alimentaire et la qualité des produits doivent être auditées plus fréquemment.

• Portée : toutes les exigences de la norme IFS.

• Registres de conformités, déviations et non-conformités.

• Communication : Les résultats doivent être documentés et communiqués à la direction et aux personnes responsables des activités en question.

• Exigence pour les auditeurs internes : compétents et indépendants du département audité.

SQG Food - Exigence 2.5.4

• Procédure avec méthodes et responsabilité de programmation.

• Fréquence : au moins une fois par an.

• Portée : toutes les normes SQF.

• Registres de conformité et/ou de non-conformité.

• Plan d'actions correctives et préventives pour les déficiences identifiées.

• Communication : Les résultats doivent être communiqués aux gestionnaires et au personnel concernés chargés de mettre en œuvre et de vérifier les actions correctives et préventives.

• Exigence pour les auditeurs internes : formés et compétents en procédures d'audit interne et indépendants de la fonction auditée.

FSSC 22 - Exigence 9.2 de la norme ISO 22000:2018

• Programme avec planification, fréquence, méthodes, responsabilités, exigences de planification et de rapport, en tenant compte de l'importance des processus impliqués, des changements dans le HSEMS et des résultats de la surveillance, de la mesure et des audits précédents.

• Portée et critères déterminés par l'entreprise.

• Rapport : résultats de l'audit.

• Plan d'action : corrections appropriées et actions correctives dans des délais convenus ; il devrait y avoir une vérification des actions entreprises et un rapport des résultats de la vérification.

• Communication : Les résultats sont rapportés à l'équipe de sécurité alimentaire et à la gestion pertinente.

• Exigence pour les auditeurs internes : compétents et impartiaux.

Avantages des audits internes

Les audits internes correctement réalisés, avec sérieux et soutien de la direction, ajoutent une série de valeurs à l'entreprise. Ceux-ci incluent :

Assurance de conformité : Ils aident à s'assurer que les processus sont alignés avec les exigences des normes établies, évitant les pénalités et garantissant que les certifications sont maintenues. Selon une étude de la Harvard Business Review, les entreprises qui effectuent régulièrement des audits internes ont 30 % moins de chances de faire face à des sanctions réglementaires.

Identification des opportunités d'amélioration : Ils favorisent une culture proactive dans l'identification des faiblesses, empêchant les petites déviations de devenir des problèmes graves. Sur la base de ce principe, il est possible de réévaluer les processus et de comprendre où il y a des opportunités pour développer une activité de meilleure manière, réviser un processus ou même éliminer une étape, rendant le travail plus efficace.

Efficacité opérationnelle accrue : Augmente l'efficacité des processus opérationnels, réduisant le remaniement et le retraitement.

Gestion des risques : Soulève et gère les risques liés aux systèmes de gestion, réévaluant ceux qui n'ont pas encore été soulevés, redéfinissant les actions pour atténuer les risques et vérifiant l'efficacité des actions déjà mises en œuvre.

Réputation et crédibilité améliorées : Montre l'engagement de l'entreprise envers la qualité, la durabilité et la responsabilité sociale, augmentant la confiance des clients, des partenaires et des parties prenantes. Et en interne, il favorise une amélioration de la culture de la qualité et de la sécurité parmi les employés et l'organisation.

Amélioration continue et plus grande compétitivité

L'audit interne est un outil d'amélioration continue en vérifiant le Système de Gestion, car en identifiant les non-conformités et en les traitant, l'entreprise améliore et renforce son processus.

Ainsi, l'audit interne est indispensable pour toute entreprise cherchant l'excellence dans la production alimentaire, garantissant non seulement la qualité et la sécurité des produits, mais aussi la durabilité et la compétitivité sur le marché pour assurer un avenir plus sûr et plus prospère pour toutes les personnes impliquées.

Sources :

1. Norme ABNT NBR ISO 19011/2018 - Directives pour les audits des systèmes de gestion.

2. Études de cas de la Harvard Business Review sur les audits internes.

3. Rapport de PwC sur la réputation d'entreprise et les audits.

4. Données du Service de sécurité et d'inspection des aliments (FSIS) sur les rappels alimentaires.

5. Norme BRCGS Food numéro 9

6. Norme IFS Food numéro 8

7. Norme ABNT NBR ISO 22000:2018.

8. Norme SQF : Code de Sécurité des Aliments : Fabrication d'Aliments, Ed. 9