Responsabilité des entreprises avec un audit de conformité sociale

5 procédures clés d'un audit de conformité sociale

• Êtes-vous sûr que vos fournisseurs ne maltraitent pas leurs travailleurs ?

• Vos fournisseurs respectent-ils le droit du travail local ?

• Savez-vous si vos produits sont fabriqués dans un environnement sûr où les droits de l'homme ne sont pas violés ?

• Vous pouvez répondre à ces questions importantes, et à bien d'autres encore, grâce à un audit de conformité sociale.

Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est un audit de conformité sociale et les cinq procédures clés qui sont toujours incluses dans l'audit.

Qu'est-ce que l'audit de conformité sociale ?

Un audit de conformité sociale, également connu sous le nom d'audit éthique, est un audit d'une maison de production externe, d'une usine, d'une exploitation agricole ou d'une installation d'emballage afin de vérifier si l'opération est conforme aux responsabilités sociales et éthiques, aux réglementations en matière de santé et de sécurité et au droit du travail.

Comment se déroule un audit de conformité sociale ?

Afin de garantir la transparence, les audits de conformité sociale sont généralement réalisés par des auditeurs indépendants qui suivent un ensemble de normes internationales. Ces normes peuvent varier en fonction de la localisation de l'installation et du type d'audit requis.

Les normes internationales relatives aux audits de conformité sociale sont les suivantes

• SA 8000 - la principale norme de certification sociale pour les usines et les organisations du monde entier

• Audit du commerce éthique des membres de Sedex (SMETA)

• amfori BSCI - une initiative de conformité sociale des entreprises pour la conformité sociale et les améliorations au sein des usines et des exploitations agricoles

• Initiative de l'OIT sur le commerce éthique

• Conseil de la joaillerie responsable (RJC)

• Initiative for Compliance and Sustainability (ICS) - Fédération française du commerce et de la distribution (FCD)

5 procédures clés d'un audit de conformité sociale

Les audits peuvent être programmés à l'avance ou réalisés à l'improviste. Le déroulement précis d'un audit social peut varier en fonction des normes utilisées, mais il comprendra toujours les procédures clés suivantes :

1. Réunion d'ouverture

2. Tour de la santé et de la sécurité

3. Examen de la documentation relative aux employés

4. Entretiens avec les employés

5. Réunion de clôture

1. Réunion d'ouverture

Si l'audit n'est pas annoncé, les auditeurs expliqueront l'objet de leur visite aux responsables de l'établissement et préciseront l'heure à laquelle l'audit doit commencer, c'est-à-dire peu de temps après leur arrivée.

Le directeur de l'usine et le personnel des ressources humaines doivent être présents lors de la réunion d'ouverture. Si cela n'est pas possible, le représentant de l'usine doit être une personne habilitée à fournir les documents nécessaires et à répondre aux questions de l'auditeur.

Problèmes potentiels

Si les responsables de l'établissement n'autorisent pas l'audit dans le délai imparti, l'événement est enregistré comme un refus d'audit.

2. Tournée sur la santé et la sécurité

Les auditeurs peuvent ainsi se faire une idée des conditions physiques de travail et des éventuels problèmes de santé et de sécurité. Ils inspectent l'ensemble des installations, y compris la zone de production ou le sol de l'usine, l'entrepôt et la cantine. Si les employés résident sur place, ce qui est une pratique courante en Asie, les auditeurs doivent également inspecter les dortoirs.

Liste de contrôle pour les visites guidées en matière de santé et de sécurité

Les auditeurs vérifient généralement les éléments suivants au cours d'une visite :

• Espace suffisant pour se déplacer et travailler dans les zones de production

• Ventilation adéquate

• Des sorties de secours facilement accessibles

• Assainissement des cafétérias et des toilettes

• Accès à l'eau potable

• Câbles électriques exposés ou non marqués

• Exposition aux produits chimiques

• Équipements de protection individuelle

• Plan d'intervention d'urgence

• Équipement de lutte contre l'incendie et plans d'évacuation

Problèmes potentiels de santé et de sécurité

Les problèmes les plus fréquents relevés lors des visites de santé et de sécurité sont les suivants :

• Absence d'équipement de sécurité approprié

• Câbles électriques exposés ou non marqués

• Produits chimiques sans étiquettes d'avertissement et d'information

• Absence d'équipement de protection individuelle (EPI) adéquat

3. Examen de la documentation relative à l'employé

Les auditeurs de la conformité sociale examinent les dossiers d'emploi et les documents connexes pour vérifier le respect de la réglementation du travail.

Une enquête approfondie permet aux auditeurs d'avoir une vue d'ensemble des politiques officielles d'embauche et de licenciement de l'établissement et peut mettre en lumière des problèmes concernant le salaire minimum, les heures de travail, les heures supplémentaires, la discrimination et les mesures disciplinaires.

La transparence, ou l'absence de transparence, dans la tenue des registres de l'établissement donne aux auditeurs une indication des politiques de la direction et de la manière dont ces politiques peuvent affecter l'attitude et les conditions de travail des employés.

Exemples de listes de contrôle pour la documentation des employés

• Registres de présence des employés

• Fiches de paie des 6 à 12 derniers mois

• Contrats de travail

• Registres des salaires pour les heures pleines et creuses, y compris les paiements et déductions des heures supplémentaires

• Heures de début et de fin de journée pour les travailleurs

• Paiements d'assurance sociale

• Registres de production (les travailleurs sont-ils payés à la production ou à la pièce ?)

• Toute dérogation gouvernementale ou autorisation spéciale pour les heures de travail en dehors des limites légales standard

Problèmes potentiels liés à la documentation des employés

Les problèmes les plus fréquents relevés lors de l'examen de la documentation des employés sont les suivants

• Registres de présence manuscrits qui ne peuvent être vérifiés

• Les heures travaillées ne sont pas conformes à la législation régionale du travail.

• Absence de preuve de l'âge

• Manque de clarté concernant le mode de rémunération des travailleurs

4. Entretiens avec les employés

Les auditeurs interrogent des employés choisis au hasard afin d'avoir un meilleur aperçu de leurs conditions de travail, ainsi que de leurs conditions de vie s'ils résident dans l'établissement.

Les entretiens doivent être volontaires et se dérouler en privé, sans la présence de la direction ou d'autres employés. Les employés ont ainsi la possibilité de s'exprimer sur d'éventuels mauvais traitements ou griefs qui pourraient justifier une enquête plus approfondie.

Les auditeurs de conformité posent des questions sur les politiques d'embauche et de licenciement, les horaires et les conditions de travail, la durée de l'emploi et la compréhension par les employés des politiques disciplinaires.

5. Réunion de clôture

Les auditeurs de conformité concluent leur visite par une réunion avec la direction de l'établissement afin de passer en revue les éventuels problèmes de non-conformité et de proposer des mesures d'amélioration, avec un plan d'action correctif (PAC) qui doit être signé par le directeur de l'établissement.

Quelles sont les questions qui entraîneront un échec de l'audit de conformité sociale ?

Un audit raté signifie que des conditions inacceptables ont été découvertes dans l'usine. Il peut s'agir de conditions considérées comme illégales aux yeux des autorités locales et/ou immorales aux yeux de votre marché de consommateurs. Voici cinq violations majeures qui conduiraient sans équivoque à un échec de l'audit :

Travail des enfants

La législation du travail variant d'un pays à l'autre, il est possible que les personnes employées dans l'usine soient plus jeunes que l'âge minimum d'admission à l'emploi dans votre pays. Toutefois, dans certains cas, des exploitants d'usine peu scrupuleux peuvent ignorer complètement le droit du travail local et employer des enfants considérés comme mineurs selon toutes les normes.

Travail forcé

Même si le personnel travaille dans des conditions peu agréables ou reçoit un faible salaire pour son travail, un accord standard entre l'employeur et l'employé signifie que l'employé a librement choisi de travailler dans l'usine et qu'il est libre de mettre fin à son emploi. Toutefois, si les employés n'ont pas la liberté de quitter l'entreprise ou si l'exploitant de l'usine détient leur carte d'identité ou leur passeport, il s'agit de travail forcé et l'audit de conformité sociale n'aboutirait pas.

Risques pour la sécurité

En Europe et aux États-Unis, les réglementations en matière de santé et de sécurité sont strictement appliquées et les travailleurs connaissent leurs droits, mais dans de nombreux pays, les travailleurs sont confrontés à des risques élevés de blessures dues à des machines dangereuses, à l'exiguïté des locaux et à l'absence de précautions et de procédures de sécurité en cas d'urgence.

Abus physique

Des preuves que le fabricant maltraite ou punit physiquement ses employés peuvent être mises en évidence lorsque les auditeurs interrogent les employés.

Corruption

Un fournisseur qui prend des raccourcis et ne respecte pas les réglementations peut s'en être tiré en soudoyant les autorités locales pour qu'elles ferment les yeux et pourrait également essayer de payer les auditeurs de conformité sociale. Bien entendu, le fournisseur devrait alors échouer à l'audit. Une société d'audit fiable doit avoir mis en place des procédures anti-corruption strictes afin de garantir l'intégrité et l'objectivité des auditeurs.

Pourquoi les grandes marques ont-elles besoin d'audits de conformité sociale ?

Le dernier rapport sur l'indice de risque de la British Standards Institution (BSI) indique que les pays à risque représentent 48 % de la production mondiale de vêtements, 53 % des exportations mondiales de vêtements et 26 % des exportations totales de produits électroniques.

Selon Forbes, la Chine, l'Inde, le Viêt Nam, le Bangladesh et le Myanmar sont considérés comme les cinq pays les plus exposés aux violations des droits de l'homme. Les autres pays à haut risque sont la Syrie, l'Égypte, la Libye, le Mali et la Guinée-Bissau.

Le rapport de la BSI signale également que les efforts déployés par les gouvernements asiatiques pour stimuler leurs économies se traduisent par une plus grande prévalence des abus en matière de travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement.

En conséquence, toutes les grandes entreprises britanniques doivent désormais divulguer ce qu'elles font pour mettre fin à l'esclavage et à la traite des êtres humains dans leurs chaînes d'approvisionnement, dans le cadre de leurs obligations au titre de la loi sur l'esclavage moderne (Modern Slavery Act).

La responsabilité sociale des entreprises à la une

La capacité à démontrer ou à prouver que votre organisation prend au sérieux la responsabilité sociale des entreprises (RSE) est essentielle pour les grandes marques qui se retrouvent sous les feux de la rampe, notamment en raison de la facilité avec laquelle les mauvaises nouvelles peuvent se propager dans le monde d'aujourd'hui, qui a facilement accès à l'information.

Voici un exemple de titre qui a eu des effets négatifs à long terme :

"Les travailleurs du textile ne sont toujours pas en sécurité des années après les catastrophes survenues dans les usines du Bangladesh et du Pakistan".

Plusieurs années après que deux catastrophes meurtrières survenues dans des usines au Bangladesh et au Pakistan ont tué plus de 1 300 travailleurs, les marques européennes de vêtements, dont les produits ont été fabriqués dans ces usines, sont toujours confrontées à la pression des défenseurs des droits de l'homme, ainsi qu'à des actions en justice et à des demandes d'indemnisation, bien qu'elles aient déjà versé des millions de dollars.

Lorsqu'une telle nouvelle survient, les dommages causés à la réputation de la marque peuvent être catastrophiques et les ventes peuvent s'effondrer, ce qui nécessite un contrôle approfondi des dommages pour revenir sur la bonne voie.

Comment QIMA peut vous aider

Les auditeurs de QIMA sont professionnellement certifiés pour mener des audits de conformité sociale conformément aux principales normes d'audit social reconnues au niveau international.

Même si votre entreprise a déjà mis en place un programme de responsabilité sociale, QIMA peut adapter les programmes d'audit éthique existants pour répondre à vos besoins spécifiques en matière de conformité.

Nos programmes d'audit éthique couvrent les aspects suivants :

• Hygiène, santé et sécurité

• Gestion des déchets

• Travail des enfants et des jeunes

• Pratiques de travail, y compris le travail forcé, la représentation des travailleurs, les pratiques disciplinaires et la discrimination

• Temps de travail et salaires

• Protocoles d'audit éthique spécifiques au client

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